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Feuille de route du responsable d’équipe

Cet article est rédigé à l’attention des responsables d’équipe, afin de les accompagner dans leurs nombreuses actions (comme en témoigne la longueur de l’article!) auprès de l’équipe dont ils ont la charge.


Introduction

Un rôle de bénévole avant tout !

Avant toute chose il est essentiel de rappeler que le responsable d’équipe est un bénévole au service du club ! Et l’énergie des bénévoles est le carburant qui fait avancer notre club, et le sport qui nous passionne !

Le  bénévole s’engage librement pour apporter ses compétences et son temps (en dehors de son temps professionnel et familial) à titre gratuit à l’association. Sa participation est  volontaire (il  est  libre  d’y  mettre  un  terme sans procédure). Il est en revanche tenu de respecter les statuts de l’association, ainsi que les normes de sécurité.

S’engager comme responsable d’équipe, c’est donc apporter de son temps au fonctionnement l’équipe que vous prenez en charge, dans le respect de l’esprit sportif et associatif du club.

Dans cette action bénévole, le club vous accompagne avec tout le dispositif décrit dans cet article.

Enfin, d’un point de vue fédéral, un responsable d’équipe est un « dirigeant ». Il est donc nécessaire de souscrire à une licence fédérale de dirigeant pour remplir ce rôle.

Comment devenir responsable d’équipe ?

Pour devenir responsable d’équipe il vous faut contacter le responsable du pôle correspondant pour faire part de votre motivation et lui indiquer l’équipe que vous souhaitez accompagner. Le responsable du pôle soumettra alors votre candidature à l’approbation du comité de direction du club.

Une fois l’approbation obtenue, il vous faut adhérer au club en souscrivant à une licence dirigeant (voir dossier d’inscription).

Les missions principales du responsable d’équipe
  • Accompagner l’équipe qu’ils ont en charge lors de tous les matchs et les tournois amicaux ou officiels,
  • Prendre en charge les aspects organisationnels liés aux manifestations sportives dans lesquelles leur équipe est engagée,
  • Demander préalablement l’autorisation pour toute action (déplacement, tournoi, voyage, sponsoring…) engageant la responsabilité du club auprès du manager général du club,
  • Informer l’entraineur du pôle ou de l’équipe et les responsable du pôle de tout évènement particulier intervenu au sein de l’équipe,
  • Ne s’immiscer en aucun cas dans le domaine sportif.

Pour plus de détails, voir la liste des tâches ci-dessous.


Contacts du responsable d’équipe

vos responsables de pôle

Vos responsables de pôle sont:

Vous devez les contacter pour toute question relative à vos missions.

Autres contacts
  • L’entraineur général et entraîneur des pôles premiers pas et développement est Marc-Antoine Beaulieu, (pour la convocation des joueurs et autres aspects sportifs),
  • L’entraineur du pôle élite est Julien Desrosiers (pour la convocation des joueurs et autres aspects sportifs),
  • Le trésorier, Grégoire Desportes, pour les frais de déplacement,
  • Le responsable matériel et transports, Jean-Pascal Lechapelain, pour la gestion des minibus et en cas de problème avec le matériel mis à disposition de l’équipe,
  • La secrétaire générale du club, Valérie Caudron, pour les informations de contact des joueurs et parents après saisie des dossiers d’inscription, et pour l’édition des roosters.
  • La responsable planning et arbitres, Anne Govignon, pour les informations planning et arbitre à domicile,
  • La responsable des communications, Nadine Durand, pour la publication des articles, photos et vidéo des rencontres.

Liste des tâches du responsable d’équipe

Contact parents et joueurs
  • Tenir à jour la liste des informations de contact des parents de joueurs (mail, téléphone en particulier). La liste initiale vous est transmise par le secrétaire général du club après saisie des dossiers d’inscription.
  • Être le premier interlocuteur des parents, et :
    • Répondre aux questions notamment de logistique et pour lesquelles vous avez les réponses.
    • Prendre les questions auxquelles vous n’avez pas de réponse et les remonter vers le responsable de pôle.
    • Prendre les demandes d’entretiens avec les autres dirigeants, et les rediriger :
      • vers le responsable de pôle si domaine non sportif,
      • et vers le l’entraineur de pôle et l’entraineur de votre équipe si domaine sportif.
Matériel et vestiaires
  • Gérer le matériel du club mis à disposition de l’équipe :
    • A réception par le club, distribuer les packs textiles aux joueurs de l’équipe.
    • Pour les catégories école de hockey et loisir, gérer le prêt d’équipements (patins, crosses, casques) et solliciter le responsable matériel si une pièce d’équipement défectueuse est identifiée ou si un équipement vient à manquer.
    • Gérer la distribution des maillots de match auprès des joueurs (attribution des numéros pour la saison).
      • A partir de la catégorie U15, les maillots de l’équipe sont confiés aux joueurs pour la saison.
      • Pour les catégories U9, U11 et U13, gérer la distribution et récupération ainsi que l’organisation du lavage des maillots pour chaque rencontre.
      • Attention, dans le règlement fédéral 2017/2018, c’est l’équipe à domicile qui doit s’adapter (dans le cas où les deux équipes ont la même couleur de maillot).
    • Gérer les porte-gourdes à amener pour les matchs.
  • Gérer le bon état des vestiaires après les entraînements et matches :
    • Les joueurs sont responsables de laisser le vestiaire propre et en bon état pour les entrainements et les matchs.
    • A partir de la catégorie U11, l’entraineur organise la rotation des joueurs en charge de la propreté du vestiaire.
    • En cas de problème constaté sur l’état d’un vestiaire, si le problème ne peut être réglé avec le responsable vestiaire de l’équipe, le problème doit être remonté vers l’entraineur de l’équipe et le responsables de pôle.
Rôle du responsable d’équipe en cas d’accident
  • En cas d’accident lors d’un match ou d’un entrainement, accompagner le joueur dans sa prise en charge médicale :
    • Préalablement : récupérer auprès des parents, les formulaires de décharge médicale et les copies de carte Vitale et carte de mutuelle sur lesquelles figure le joueur. Ces documents sont nécessaires en cas d’hospitalisation d’un joueur en l’absence d’un parent ou tuteur légal.
    • Si le joueur est blessé sur la glace, c’est au coach d’intervenir auprès du joueur, et si nécessaire, c’est au médecin d’intervenir auprès du joueur. En l’absence de médecin dans la patinoire, il faut faire appel aux pompiers par l’intermédiaire du responsable de la patinoire.

En aucun cas c’est au responsable d’équipe, non formé aux premiers secours, d’intervenir auprès d’un joueur blessé.

Logistique match et tournois

Afin de gérer la logistique des matchs est tournoi, il est recommandé d’utiliser l’application doodle.com qui permet de réaliser simplement des sondages en ligne (cf. pages d’aide sur le site pour les informations sur l’utilisation de l’application).

  • Sondage tournois et matchs non officiels
    • Sur proposition de l’entraineur de pôle et du responsable de pôle, réaliser le sondage auprès des parents de joueurs pour vérifier la disponibilité des joueurs aux dates ciblées et une préférence d’événement en cas de concurrence.
    • Remonter vers l’entraineur et le responsable de pôle les résultats du sondage pour inscription.
  • Transmettre la convocation des joueurs :
    • L’entraineur de pôle vous transmet en début de semaine la liste des joueurs convoqués pour la rencontre du weekend.
    • Vous devez transmettre la liste aux parents de joueurs, et valider auprès d’eux la présence de chaque joueur.
    • En cas d’absence d’un joueur, il faut remonter l’information au plus vite vers l’entraineur de pôle et l’entraineur de l’équipe afin de faire les adaptations éventuellement nécessaires.
  • Préparer le rooster, le bordereau et gérer la feuille de match (voir paragraphe spécifique).
  • Gérer la logistique d’une rencontre à domicile :
    • Officiels :
      • Récupérer auprès du responsable arbitrage du club le nom des arbitres pour la rencontre (dont le numéro de licence est à noter sur la feuille de match).
      • Identifier les volontaires pour la table de marque (au moins un des volontaires doit être licencié).
    • Pour les rencontres à domicile, le club encourage à ce qu’un buffet convivial soit organisé par les parents en marge de la rencontre pour accueillir l’équipe visiteuse. Le responsable d’équipe doit s’assurer, le cas échéant, de la bonne organisation du buffet (notamment s’assurer de la propreté des lieux à son issue).
  • Gérer la logistique d’une rencontre à l’extérieur (voir paragraphe spécifique).
  • Identifier un (ou plusieurs) « reporter(s) » de la rencontre : le club encourage à ce qu’un petit résumé du match, album photos ou vidéo soient réalisés à l’issue de la rencontre et transmis au responsable communication pour publication sur le site officiel du club. Voir paragraphe spécifique.

Procédure rooster, bordereau et feuille de match

Le rooster, le bordereau de match et la feuille de match sont des pièces requises dans le cadre des rencontres officielles de la FFHG.

Rooster
  • Règle FFHG : le rooster d’une équipe doit être généré pour chaque rencontre le vendredi après-midi précédent une rencontre. Il s’agit d’une contrainte fédérale dans le but de vérifier la validité des licences avant la rencontre (ex. une licence peut être invalidée temporairement pour cause de suspension du joueur).
  • Une fois la liste des joueurs confirmée auprès des parents, elle doit être transmise avant le vendredi midi au secrétaire général du club (copie le responsable de pôle) pour génération du rooster qui vous sera transmis en retour par mail et qui est à imprimer en vue de la rencontre.
  • Il n’est théoriquement pas accepté de barrer un joueur du rooster. Cette pratique doit donc se limiter au désistement de dernière minute d’un joueur.
  • Le rooster doit être transmis à un dirigeant de l’équipe qui reçoit (pour compléter la feuille de match), ou à la table de marque avant le début de la rencontre si match se joue à domicile.
Bordereau de match
  • Le bordereau de match (téléchargeable depuis le site de la FFHG) contient la liste des joueurs de l’équipe, entraineur et responsable(s) d’équipe.
  • Règle FFHG : la liste de joueurs doit être renseignée par ordre croissant des numéros de maillot (afin de faciliter le travail de la table de marque).
  • Il est accepté qu’un joueur du bordereau soit rayé. La liste peut donc être préparée à l’avance, avant de connaitre la composition définitive de l’équipe.
  • Le bordereau de match est à transmettre à un dirigeant de l’équipe qui reçoit (pour compléter la feuille de match), ou à la table de marque avant le début de la rencontre si match se joue à domicile.
Feuille de match
Avant le match
  • Les feuilles de match vierges sont à récupérer au bureau du club (3è étage de la patinoire). Contacter le référent des responsables d’équipe si nécessaire.
  • Le remplissage de la feuille de match est à initier par un dirigeant de l’équipe qui reçoit. Pour un match à domicile, il s’agit du responsable de d’équipe donc vous. Doit notamment y figurer la liste des joueurs des deux équipes dans l’ordre croissant des numéros de maillot, nom et numéro de licence des coaches et officiels.
Après le match
  • Rencontre à l’extérieur :
    • Récupérer le feuillet rose de la feuille de match. Vérifier qu’elle a bien été signée par les coachs des deux équipes, et les officiels (arbitres et table de marque).
  • Rencontre à domicile :
    • Récupérer l’intégralité de la feuille de match. Vérifier qu’elle a bien été signée par les coachs des deux équipes, et les officiels (arbitres et table de marque). Barrer la partie non renseignée de la feuille. Transmettre le feuillet rose au dirigeant de l’équipe adverse.
    • Transmettre par à mail à zo.competition@ffhg.eu le résultat de la rencontre, impérativement avant le dimanche soir.
    • Transmettre par mail à zofdm@laposte.net le scan de la feuille de match, impérativement avant le mercredi suivant la rencontre sous peine de pénalités financières imposées par la FFHG au club.
    • Règles FFHG : enregistrer le scan de la feuille de match au format PDF en respectant scrupuleusement la règle de nommage suivante « Catégorie_dateAuFormatUS_EquipeDomicile_EquipeExt ». Exemple : U11_161001_Bordeaux1_ToulouseA.pdf.
    • Archiver la feuille de match au bureau du club.

Pour plus d’infos sur les directives table de marque : consultez le guide sur le site FFHG.


Gestion de la logistique d’une rencontre à l’extérieur

Organiser le déplacement
  • Déplacement en minibus :
    • Avant le déplacement, déterminer le nombre de joueurs qui prendront le minibus.
    • Identifier les volontaires pour conduire les minibus.
    • Collecter la participation aux frais de déplacement de chaque joueur (le tarif par déplacement est fonction de la catégorie).
    • Contacter le responsable transports pour confirmer la réservation des minibus auprès du loueur et convenir de la récupération et restitution des véhicules.
    • Le point de rendez-vous pour le départ et de retour du déplacement est la patinoire Mériadeck de Bordeaux.
    • Les minibus doivent être restitués avec le plein de carburant.
  • Co-voiturage :
    • En cas de co-voiturage, il faut s’assurer que tous les joueurs peuvent être véhiculés.
    • Le point de rendez-vous peut être fixé par chacun, mais le responsable d’équipe doit en être informé. Par défaut, il s’agit de la patinoire Mériadeck de Bordeaux.
Hébergement

Pour les tournois, il est demandé de réserver l’hébergement de l’entraineur de l’équipe (voir paragraphe suivant pour la prise en charge des frais). Si vous ne trouvez pas de solution d’hébergement à un prix raisonnable, vous pouvez demander de l’aide au responsable de pôle.

Concernant l’hébergement des joueurs, si l’organisation du tournoi ne prévoit pas de solution particulière, c’est à chaque parent de trouver une solution d’hébergement pour son enfant.

Gestion des frais

Lorsque des frais sont engagés au cours du déplacement, il est nécessaire de remplir une note de frais, et de la transmettre, avec les justificatifs au trésorier du club.

Les frais pris en charge par le club sont les repas (à hauteur de 15€ / repas) et hébergement des entraîneurs, et les frais de carburant des minibus.

La note de frais inclue également la recette de la participation aux frais minibus collectée auprès des joueurs.

Préalablement au déplacement, une avance de frais peut être demandée au trésorier.


Reportage rencontre

Le club encourage à ce qu’un petit résumé du match, album photos ou vidéo soient réalisés à l’issue de la rencontre et transmis pour publication sur le site officiel du club.

L’article

Pour la rédaction de l’article, le style et la longueur sont totalement libres. L’objectif est de permettre aux proches de joueurs (familles, amis…) mais aussi à la communauté des Boxers de Bordeaux d’avoir un petit aperçu du déroulé de chaque rencontre. Humour et décalage sont très appréciés, mais il faut bien sûr veiller à respecter l’image du club et des joueurs. En particulier, s’agit de mettre en avant l’esprit sportif, le collectif, et valoriser tous les postes (gardien, défenseur, attaquant) avec bienveillance. L’article doit aussi respecter l’équipe adverse, le corps arbitral et le public.

Attention, concernant les catégories U9 et U11, ainsi que les plateaux FairPlayZir (école de hockey), la fédération indique, dans la philosophie du développement du jeune joueur, de ne pas explicitement afficher les résultats des rencontres.

L’article doit être envoyé par mail à la liste de diffusion pour publication du site: publication-boxers-amateur@googlegroups.com. La mise en forme de l’article sera gérée par le site, l’envoi du texte peut donc se faire dans le contenu du mail ou dans un document joint sans souci particulier de mise en forme.

Même si l’article sera relu par l’équipe de publication, veillez à l’orthographe 🙂 (n’hésitez pas à vous faire relire), et pensez à mettre y un titre.

Photos et vidéos

Pour illustrer l’article, il est souhaitable de l’accompagner d’une ou plusieurs photos de la rencontre. Afin de faciliter la publication de l’article, merci de limiter les photos à maximum 5 et d’en faire la sélection avant envoi à la liste de diffusion.

Un lien vers un album plus complet peut-être joint à l’article (les albums photos ne sont pas hébergés sur le site).

Les vidéos sont également très appréciées. Pour maximiser le nombre de visionnage, privilégiez un format court (résumé de rencontre ou des buts, de quelques minutes). Comme les albums photos, les vidéos ne sont pas hébergées sur le site, il faut les mettre en ligne (Youtube, Vimeo, Dailymotion…) par vos propres soins et envoyer le lien à la liste de diffusion.